污污污污40分钟 News Harmonious development of symbiotic cooperation and friendship

采用项目协同服务系统创新项目管理

2017.08.18

摘要】项目协同服务系统(PCSS)是将项目协同服务理论应用用于项目建设的实践。本文进一步明确了项目协同服务的概念。讨论了项目协同服务系统的组成。明确了项目协同服务系统是构建协同型项目组织,通过项目各方工作,发挥协同型组织的互促、主导、协同、自组织效应,形成参建方多方共赢的项目建设局面。项目协同服务系统是围绕人的行为、依托微信、项目信息和计划体系开发的。提出建设单位管理有序和工程进度计划的动态调整是项目协同服务系统的序参量,构建项目协同服务系统要以问题为导向,各参建单位领导重视全面介入,持续更新的信息流是项目协同服务系统有效运行的保障。


关键词】项目协同服务理论;项目协同服务系统;信息流;项目管理;协同型组织;

污污污污40分钟项目协同服务理论是在协同学、系统论、传统项目管理等理论的基础上,结合笔者多年从事项目管理工作经验,于2015年总结提出的。结合项目协同服务系统(PCSS)软件的开发,2015年12月开始进行了最小可行性产品(MVP)测试,2016年3月在污污污污40分钟数十个监理项目上推广使用其监理功能,试用过程中不断迭代更新。试用项目中,项目监理人员的作用和地位发生了较大的变化;部分施工单位项目经理已开始使用项目协同服务系统管理施工管理人员;建设单位借助项目协同服务系统,管理效率有了较大的提高;项目协同服务系统在项目现场发挥了应有的作用,实现了其理论构想。试用过程中,遇到、解决了一些以前没有想到的问题,坚定了对项目协同服务系统的信心。现将项目协同服务系统构建过程中的一些做法和想法,总结出来与大家共享,以共同促进我国项目管控水平的提高。


一、项目协同服务系统(PCSS)


项目协同服务系统PCSS(Project Coordination Service System)基于项目协同服务理论,是结合我国现行建设工程管理体制,以项目建造全过程为研究对象,以项目现场为中心,以参建单位个人履职和参建组织履行合同约定的服务义务为基础;以现场信息为纽带,以项目存在问题为导向,建设单位为主导作用明确,参建单位协同工作,互促效应、协同效应和自组织效应明显,组织和跨组织内外部沟通、协调通畅,参建方共赢的跨组织协作系统。
采用项目协同服务系统构建的项目组织称为协同型项目组织,由项目参建各方共同构建,其主要特点是:职责分工明确,项目组织扁平化,;跨组织结构一体化,管理层次减少;项目真实信息持续不断流入,沟通公开通畅,激发项目参建方积极履职;项目管理难度降低,执行力大幅提高。


二、项目协同服务系统的组成


污污污污40分钟项目协同服务系统:由1个计划、2个平台、3个角色、4个效应和1个工法库组成,贯穿于项目建造全过程,最后形成完整可追溯的项目过程资料。

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污污污污40分钟1、1个计划——智能计划(EPLAN)系统。

计划是项目管理的主线。智能计划系统是项目协同服务系统的子系统,是一个目标明确、动态调整、可预警、可建议、可落地的计划系统。除了常规的编制计划、匹配资源和调整计划的功能外,智能计划系统与协同服务系统共同工作,能将实施计划分解为任务,分发给项目不同角色,适时反馈任务完成情况和参建单位各级管理人员工作完成情况,并对计划进行动态调整。
 

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EPLAN任务派发及反馈流程图

污污污污40分钟智能计划系统(EPLAN)以项目目标计划(参与方共同遵守)为准绳,指导各参建单位编制分解计划和实施计划(周计划),将实施计划中需作业的任务通过项目协同服务系统分解给相关岗位责任人,系统会提醒督促该责任人在工作中对任务跟踪;智能计划系统根据项目协同服务系统的现场执行信息反馈,与实施计划进行对比,将实际与计划存在的偏差及延误的作业面进行通报预警,达到实时控制进度风险的目的。


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EPLAN计划动态调整流程图


污污污污40分钟软件会定期对比分解计划与目标计划,通过算法找出威胁目标计划执行的问题工作,进行预警,提醒各方加大对该项问题工作的管理和关注,以保证目标计划的实现。如确实无法完成,则要求各方对目标计划进行调整,以达到计划可控。以此为循环,始终保持现场实施计划与分解计划的基本一致,分解计划与目标计划基本一致,做到“计划及现场,现场即计划”。彻底改变传统项目管理中计划与现场脱节现象。

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EPLAN延误作业面预警流程图

智能计划系统每天会在项目协同服务系统中通报没有按分配任务进行跟踪工作的管理人员,促进项目管理人员有效履职。每周会汇总各方管理人员在系统中的工作数据并通报,便于项目管理人员的自律和他律。

2、2个平台——工作平台和协同平台
工作平台:项目协同服务系统的工作平台实质上是参建单位项目现场机构的履职平台,根据各参建单位项目管理人员工作职责构建。将各级项目管理人员的工作流程化、标准化、信息反馈实时化、个人行为透明化。


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监理工作平台主要功能及与量化绩效

项目管理人员完成每项工作会得到一定的积分,将原来不易量化的管理行为量化,KPI绩效考核与积分挂钩,并在内部公开,促进业主、施工、监理等项目参建单位各级管理人员有效履职。

污污污污40分钟协同平台:分为内部平台和多方管理平台


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持续不断的现场信息流推动协同平台运行


内部平台是项目机构内部沟通交流的扁平化平台,由项目主管领导、责任工程师、资料员等全体项目管理人员组成。平台内通报的是:所有管理人员的工作信息、内部会议信息、内部文件编制提醒信息、未达到工作要求的提醒信息等。将各级管理人员的日常工作状态都体现在内部协同平台中,各级管理人员的行为在组织内部透明,全体人员可以在内部平台中沟通交流。
多方管理平台,是项目各参建方沟通交流、反映项目进度、问题、真实状况和管理的平台,进入平台的有建设单位、施工单位、监理单位、管理单位等参建单位的各级管理人员。多方管理平台以各参建单位管理人员采集的项目真实信息为引擎,将项目现场真实透明的进度、质量、安全、管理信息,通过项目管家发送到多方管理平台,消除各单位、各层级的信息阻塞和失真。项目协同服务系统中通报的工程信息有:不满足进度计划的作业面,即时质量问题,安全问题,质量安全问题闭合信息,隐蔽验收信息,验收信息、材料进场验收信息,监理旁站信息,夜间加班监理巡视信息,多方会议纪要,每日项目快讯等与项目现场相关信息。
多方管理平台,是项目信息池,各参建单位信息交互的场所,是项目协同服务系统发挥作用的重要场所。持续不断的现场真实信息在多方管理平台中的交互流动,是项目从混沌走向有序的重要保障。
3、构成协同型项目组织的3个角色
构成项目组织有建设单位、管理(代建)单位、监理单位、设计单位、勘察单位、造价咨询单位、招标代理单位等多个组织,真正分析多个单位的职能,实际上只有3个角色,他们是项目建设过程中的——决策者、实施者和监督者。决策者——定事的,在项目上是建设单位(业主)及其服务咨询单位(设计、勘察、造价、代理等);实施者——做事的,在项目上是施工单位(承包单位),负责具体工作的实施;监督者——找事的,项目上的监理或管理单位,代表业主监督施工单位把工作做好。
 

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三方利益诉求各不相同,通过合同联系在一起的,共同为业主服务;建设单位为项目建成目标服务。协同型项目组织就是在项目实施过程中,以各方履行合同义务为宗旨,围绕项目共同工作,互相服务,互相制约。决策者定事,实施者干事,监督者找事,强调各自履职。项目协同服务系统用找事者的信息,推动项目信息透明,以形成协同型项目组织。在协同型项目组织中,各单位在实现自己目标的同时,共同完成项目建设目标。协同型项目组织改变了传统项目管理的指令式管理方式,多方共赢创造了更为有利的条件。

4、发挥4个效应——协同效应、互促效应、自组织效应、主管效应
项目协同服务系统除了在工作平台上对各参建单位人员的履职行为进行了梳理和管控外。在协同平台上,重新规划了项目各参建方沟通、协调的场景和方法。解决了项目信息获取、处理和传递中产生的信息孤岛、信息阻塞和信息失真问题,能将项目真实状况反馈到项目业主及参建方各层级人员面前,有利于决策者及时正确决策,减少项目决策失误风险。发挥协同型项目组织的四个效应:协同效应、互促效应、自组织效应和主导效应,最终实现1+1>2的参建方多赢的效果。
 

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协同效应:协同效应分为内部和外部两种情况。单位内部通过内部平台信息透明形成的整体效应,叫内部协同效应;各参建单位间在多方管理平台上,由共用信息项目信息形成的整体效应,形成了跨组织协同效应。
互促效应;项目协同服务系统中,信息交流的多方管理平台是开放的,平台中的信息都是要经过三方的印证和相互制约。传统信息化系统的信息采集没有经过分体验证或同体验证,在传递过程中还会产生长鞭效应,信息会失真,甚至可能被有意歪曲、被屏蔽,一线人员和领导得到的信息不对等。项目协同服务系统的信息与传统封闭的信息化系统不同,平台上的项目信息与其他人员或单位都有关。多方管理平台中的现场进度、质量、安全等信息,是由监理(代建或管理)单位人员在工作过程中收集的,规避了施工单位上报信息的屏蔽和扭曲;监理单位所报信息如果与现场不符,施工单位会及时提出,建设单位也会印证监理单位出错了,这样多方印证,保证了现场信息的真实;系统自动通报计划与现场的偏差,影响工程进度的决策因素会自然而然的曝光,会加快决策进程,会约束建设单位的主导和决策行为。这种,以智能计划为龙头的项目协同服务系统运行过程中,将项目参建各方履职情况透明化,任何一方或一人很难再一手遮天,促进了现场问题的解决,这种效应我们称之为——互促效应。
自组织效应:面对项目真实信息,各参建单位在没有其他单位的指令下,会自主采取行动,解决自身影响工程的问题,具有内在性和自生从性的特点,就叫做自组织效应。自组织效应是项目协同服务系统的最重要功能之一,发挥参建单位自组织效应是软件开发的重心。
主导效应更确切的说是决定效应,序参量是协同系统有序的关键因素,项目建设中业主的组织管理就是项目协同服务系统中的序参量之一,业主主导工程建设的全过程,掌握项目向有序结构演化,主宰项目演化的全过程,为了便于理解,姑且称之为主导效应。
信息真实是互促效应的基础,协同效应和自组织效应是项目协同服务系统运行的动力,主管效应是项目有序的关键。
5、1个工法库
工法库是指导不同阶段工作的知识积累。不同工作阶段,不同工序、不同单位都会有不同的工作要求,项目协同服务系统工法库与计划体系相结合,在推出工作时,会将与该工作相关的技术要求各方应做的工作推出,便于组织学习和提高。


三、项目协同服务系统的特点


项目协同服务理论没有颠覆传统项目管理理论的基础,是对传统项目管理理论的创新和发展。项目协同服务系统构建的协同型项目组织,由参建方共同参与,既是各参建方独立工作的子系统,也是一个开放的、交互的大系统。
1、围绕人的行为进行开发
污污污污40分钟项目协同服务系统的工作平台是围绕项目人的行为进行开发的,收集的是员工独立的碎片化信息,与传统信息化系统的构建方式有根本的不同。系统将参建各方工作人员的工作标准化,开发成不同的功能模块,不同岗位人员匹配不同的功能模块。人员将工作情况直接记录在手机上,工作信息在系统内自动汇总,形成个人每天的工作记录,本单位所有项目人员的工作记录,自动汇总成项目日志草稿,整理审批后形成项目日志(业主项目日志、施工日志、监理日志),以此形成周报、月报,最终形成完整的项目建造过程记录。


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工作平台围绕项目人的行为开发



2、依托“微信”,构建。
“微信”是用户最多的既时通讯工具,项目协同服务系统的开发依托“微信企业号”,不用新装APP,加入系统的员工只要关注企业号,就能进入所在项目。工作平台界面清晰明了,一目了然,看到图标就能摸索进行工作,不用集中部署培训,快速上手。利用微信构建的内部平台和多方管理平台,看上去是两个微信群,但其通报的信息除了少量的交流信息外,是通过项目项目协同从工作平台中收集和整理出来的信息。参建单位各级人员从两个群中获取与自己有关信息,组织本单位工作。
3、信息是系统的“血液”
根据系统学原理,信息是“脱离了载体的属性”,即信息来源于属性,但已非属性。针对项目而言,信息来源于项目现场,信息与其原属性最大的差异在于信息已“脱离”了载体,它成为了一个“新事物”,可以有自己的属性,可以被表征、被传输、被存取,也可以被变换、被复制,做技术上的处理,可能失真甚至可能被扭曲。有大量的实践证明,很多项目失败是因为信息失真、沟通交流失败造成的。
项目协同服务系统构建的是一个具有耗散结构性质的远离平衡状态的开放系统,如果缺乏项目现场真实信息的流入,其本身就会处于孤立或封闭状态。在这种状态下,无论项目的原始状态如何,项目将呈现“死寂”状态,项目将失控,不能有序运行。只有富含“氧气”(项目真实信息)的新鲜“血液”不断的流入系统机体,项目本身各“系统功能”(参建单位)才能有效发挥作用,保证机体活力,自发的从混沌状态转变为有效状态。
污污污污40分钟项目管理的难度和复杂度实质上来源于信息的繁杂和失真。


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污污污污40分钟信息是项目协同服务系统的血液



4、智能计划和项目管家共同协作推动项目有序进展
智能计划系统(EPLAN)是项目协同服务系统(PCSS)的子系统,专注于项目建造过程中的工作计划、跟踪与调整,形成计划、任务、执行、反馈、调整、报表的项目工作管理闭环体系。
以周计划为入口,通过通过特有的“计划-任务”方式,将由计划分解的任务通过项目协同服务系统的项目管家推送给干事的(施工单位)、找事的(监理单位),以利于施工单位安排工作,监理单位监督工作的进度、质量、安全。施工单位和监理单位反馈的带图文的真实信息汇总到系统以后形成项目履行信息,信息通报到多方管理平台,便于各方采取不同措施,履行合同约定义务,必要是对目标计划进行调整。智能计划和项目管家共同协作推动项目有序进展,以此为循环,实现“计划即现场、现场即计划!”
5、淡化目标一致,强化各自履职;淡化管理,强化服务!
协同服务理论没有强求各参建方目标一致,更关注参建各方实现自身目标和各自合同利益的实现,正确面对项目参建方由于目标不一致产生的互相制衡、组织关系紧张、工作效率低下等现象。将传统项目管理中单位间的管理和被管理关系,强化为各参建单位按合同履约的服务关系;将单位内部上级对下级的管理,强化为员工的按岗位履职;淡化目标一致,强化各自履职;淡化管理,强化服务。在项目现场形成目标明晰、责任落实、执行力强,能充分发挥各参建单位作用的跨组织协作组织。


四、采用项目协同服务系统应注意的问题


项目协同服务系统从理论和实践上对传统项目管理进行了重新梳理,特别是以项目上管理人员的工作行为做为信息采集端,将传统项目管理中各方人员粗放、随意、没有监管的工作行为转变为规范、可控,有计划的管理行为,是对传统项目管理的重大创新。项目协同服务系统的使用,会引起原有管理人员的不适应和反弹,通过一年多的实践,在构建项目协同服务系统中一定要注意以下问题:
1、 各参建单位项目第一责任人一定要参与到项目协同服务系统中
建设、施工、监理单位的第一负责人是最清楚本单位建设目标,只有第一负责人参与到系统中,与现场同步掌握项目现场真实情况、存在问题和协同方需求,有利于资源调派和高层沟通,实现各自目标;另外,系统中的信息都是通过三方验证的,避免了仅听自己下属汇报产生的信息阻塞和屏蔽现象,有利于做出正确决策。第三,各单位第一负责人加入系统,对本单位人员是一种督促和威慑作用,责任人看到信息平台中的问题信息,会迅速采取行动解决问题,有力促进自组织效应的发挥。
2、 要以问题为导向
项目实现过程,就是项目上问题的解决过程。好的项目管理,一定要以问题为导向,项目协同服务系统没有例外。一定要树立“只要工程在实施、就一定会有问题”的意识,发现问题,才能解决问题,项目才能顺利推进。所以参建人员,一定要树立问题意识,鼓励发现问题,鼓励解决问题;医不自医,各参建单位都有自己的质量、安全、进度保障体系,项目协同服务系统从个人心理、社会心理和组织行为角度出发,通过协同型项目组织的其他单位发现问题,监理单位人员履职过程中提出施工单位存在的问题,施工和建设单位对监理单位行为进行监督,用进度问题带来业主决策和施工安排问题,互相交互、互相制约、互相帮助,促进项目问题的解决,提高项目决策效率。
如果项目负责人不愿意面对问题,特别是建设单位主要领导面对问题动辄得咎,项目各方均不敢反馈问题,项目协同服务系统将缺乏与项目现场的真实信息交流,本身就会处于孤立或封闭状态。在这种状态下,无论项目初始状态如何,项目有序结构将会破坏,项目呈现出一片“死寂”状态,项目管理将会失控,项目协同服务系统将失去其应有作用,不能发挥多方共赢的效果。
3、建设单位和进度计划是项目能否顺利实施的关键因素
哈肯在协同论中,阐述了慢变量支配原则和序参量概念,认为事物的演化受序参量的控制,演化的最终结构和有序程度决定于序参量。不同的系统序参量的物理意义也不同。序参量的大小可以用来标志宏观有序的程度,当系统是无序时,序参量为零。当外界条件变化时,序参量也变化,当到达临界点时,序参量增长到最大,此时出现了一种宏观有序的有组织的结构。项目协同服务系统中建设单位和进度计划是协同系统中的序参量,只有建设单位管理有序,进度计划动态调整,整个项目管理才能呈现出有序、有组织的结构,才能指导施工。
4、 监理单位应成为项目真实信息的“生产机器”
在构成现场管理的三方中,建设单位是决策者,处于主导优势;施工单位是做事的,相对劣势,自己施工,一般不愿意提出存在的施工问题,更不敢过多提出建设单位的决策问题;监理单位为建设单位服务,没有实体成果,表现监理价值的就是施工过程中的管理和资料。
项目管理实质是按照管理者的既定目标实施的一种控制,常常只是一种信息,是一套方案、一个策略、一个措施,或者说是一个决策。项目协同服务系统是项目管理解决方案,要依赖信息推动。监理人员在现场认真工作,发出的各类信息,通过项目协同平台,交互到建设单位、施工单位、监理单位自己各级领导和管理人员的手机上,将影响工程建设背后的问题全面曝光,促使项目进入有序状态。合格的监理单位应当成为项目真实信息的“生产机器”,促进协同型项目组织的有效运行。
污污污污40分钟系统的使用会改变现有管理体系中监理不能有效履职的现状,有效发挥建设管理体系中监理的作用。


五、小结


项目协同服务系统面对的项目比传统项目管理面对的项目更真实,更符合实际。越是开放的项目,越是复杂的项目,项目协同服务系统越能发挥其效能。
经过一年多的实践,项目协同服务系统已在数十个项目上应用。除个别项目外,项目协同服务系统的应用为项目顺利实施创造了良好的工作、沟通交流环境,参建单位实时协同,实现了参建多方共赢效果。
系统使用过程中深切体会到,建设单位的支持、主要领导的参与、以问题为导向、信息的及时更新是保障项目协同服务系统有效运行的重要保障。
参考文献:
[1]赫尔曼•哈肯  著  凌复华译  协同学  大自然构成的奥秘
[2]申长均  项目、项目协同与项目协同服务系统  中国建设监理与咨询2017/1 75~78
[3]高隆昌  著  系统学原理